• Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
• Wer entscheidet über die Art und Weise der Aufbewahrung?
• Und warum sollte elektronische Post überhaupt archiviert werden?

Wir klären für Sie was es zu beachten gilt und geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Vorschriften.

E-Mails sind nach § 126b BGB der Briefpost in weiten Teilen gleichgestellt. Besondere gesetzliche Bestimmungen speziell für die Aufbewahrung von E-Mails oder anderen elektronischen Dokumenten gibt es in Deutschland nicht.

Grundlagen für Aufbewahrungspflichten liefern das Handels- und das Steuerrecht. Jeder Kaufmann gem. § 257 HGB hat bestimmte
Arten von Dokumenten geordnet aufzubewahren:

• Empfangene und abgesandte Handelsbriefe (sechs Jahre)
• Buchungsbelege ( zehn Jahre )

Laut Steuerrecht § 147 AO außerdem:

• Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen

Zusätzlich ist im Steuerrecht geregelt, auf welche Weise eine Prüfung der elektronisch aufbewahrten Unterlagen durch die Finanzbehörden möglich sein muss, wobei die Kosten vom betroffenen Unternehmen zu tragen sind.Ergänzende Auskünfte geben die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme‘ (GoBS) und die ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen‘ (GDPdU).

Auch gelten für konkrete Dokumente besondere Aufbewahrunspflichten, so müssen zum Beispiel Rechnungen nach § 14b Abs. 1 UStG zehn Jahre aufbewahrt werden.

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