Archivierung & Compliance

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Wer entscheidet über die Art und Weise der Aufbewahrung?
Und warum sollte elektronische Post überhaupt archiviert werden?

Wir klären für Sie was es zu beachten gilt und geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Vorschriften.

E-Mails sind nach § 126b BGB der Briefpost in weiten Teilen gleichgestellt. Besondere gesetzliche Bestimmungen speziell für die Aufbewahrung von E-Mails oder anderen elektronischen Dokumenten gibt es in Deutschland nicht.

Grundlagen für Aufbewahrungspflichten liefern das Handels- und das Steuerrecht. Jeder Kaufmann gem. § 257 HGB hat bestimmte
Arten von Dokumenten geordnet aufzubewahren:

Empfangene und abgesandte Handelsbriefe (sechs Jahre)
Buchungsbelege ( zehn Jahre )

Laut Steuerrecht § 147 AO außerdem:

Geschäftsbriefe
sonstige Unterlagen

Zusätzlich ist im Steuerrecht geregelt, auf welche Weise eine Prüfung der elektronisch aufbewahrten Unterlagen durch die Finanzbehörden möglich sein muss, wobei die Kosten vom betroffenen Unternehmen zu tragen sind. Ergänzende Auskünfte zu den einzelnen Aufbewahrungspflichten geben die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme‘ (GoBS) und die ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen‘ (GDPdU).

Auch gelten für konkrete Dokumente besondere Aufbewahrunspflichten, so müssen zum Beispiel Rechnungen nach § 14b Abs. 1 UStG zehn Jahre aufbewahrt werden.

Den kompletten Leitfaden "Archivierung" können Sie hier bei uns anfordern um mehr über die Aufbewahrungspflichten von E-Mails zu erfahren. Füllen Sie untenstehendes Kontakformular aus und wir senden Ihnen den Leitfaden gerne kostenlos zu.

Zu unseren Produktlösungen geht es hier weiter.

Cristie Lösungen zur effizienteren Datenverwaltung

Lösungen zur effizienteren Datenverwaltung sind bei IT-Managern in mittelständischen Unternehmen heute gefragter denn je. Die Menge an Daten, die in Form von E-Mails und Dateien vorliegen, wächst unaufhaltsam. Gleichzeitig verlangen Gesetze, insbesondere Aufbewahrungsvorschriften nach einem langfristigen Datenmanagement-Konzept (siehe unser Leitfaden "E-Mailarchivierung").

Das E-Mail-Aufkommen in den Unternehmen wächst explosionsartig. Anwender wie Administratoren stehen daher zunehmend vor einem Problem:
Die Mailboxen der Anwender werden durch die Flut an E-Mails und insbesondere deren speicherintensiven Anhängen immer schneller gefüllt. Die Größe der Datenbanken belasten dabei die Mailserver, erfordern immer mehr Administrationsaufwand und ständig neue Investitionen in Hardware.
Der scheinbar günstige elektronische Dokumentenversand entpuppt sich auf den zweiten Blick als Kostenspirale.

Cristie bietet Ihnen branchenübergreifend Lösungen für eine wirtschaftliche und effiziente Archivierung. Wir analysieren Aufbewahrungsfristen, liefern Ihnen individuelle Konzepte, die Ihren finanziellen wie auch administrativen Aufwand auf das absolut notwendige Minimum reduzieren, bereits kurzfristig zu Kosteneinsparungen führen und Ihre Produktivität erhöhen.