Warum E-Mail Archivierung?

E-Mail-Archivierung, so ein Blödsinn

Warum sollten Sie sich mit E-Mail-Archivierung überhaupt auseinandersetzen? Was könnten denn trotz allem gute Argumente für die Einführung und den Einsatz einer richtigen E-Mail-Archivierungslösung sein.

  • E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich zudem aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).
  • Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust. E-Mails als unternehmenskritische Informationsträger müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt.
  • Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern. Im Laufe weniger Tage und Monate sammeln sich E-Mail-Daten auf Servern an und belegen Speicherplatz. Je größer der zulässige Anhang (Attachment), desto größer der benötigte Speicherplatz. Da viele Firmen Größenbeschränkungen für Postfächer definieren, müssen diese Daten in ein Archiv überführt und nicht mehr aktuelle Informationen in den Postfächern gelöscht werden.
  • E-Mail-Archivierung als Entlastung von Speichersystemen und Backup. PST-Dateien belasten sowohl die bestehenden Speichersysteme als auch die bestehende Backup-Infrastruktur. Diese Dateien resultieren oftmals aus Postfachbeschränkungen.
  • E-Mail-Archivierung für die Migration auf einen neuen E-Mail-Server, eine neue Technologie oder in die Cloud. E-Mail-Archivierung unterstützt Sie bei der Migration von einem E-Mail-Server auf einen anderen oder in die Cloud und von der Cloud weg.

 

Unsere Cristie E-Mail-Archivierungslösung verbindet das Notwendige mit dem Nützlichen: revisionssichere E-Mail-Archivierung und eine schlanke, effiziente, sichere Infrastruktur für den E-Mail-Verkehr – bei gleichzeitiger Ausschöpfung von Potenzialen zur Kostensenkung.

IT-Effizienz

  • Mit dg mail entlasten und stabilisieren Sie Ihre E-Mail-Infrastruktur. Damit sichern Sie die Zukunftsfähigkeit Ihrer E-Mail-Systeme.
  • Mail-Quotas gehören der Vergangenheit an, Ihr Helpdesk-Aufwand wird drastisch reduziert.
  • Mit dg mail können Sie spezifische Ablagestrukturen für Abteilungen oder Fachbereiche einfach umsetzen.
  • Durch die Vermeidung von PST- bzw. dezentraler NFS-Dateien optimieren Sie Ihr Backup nachhaltig

Compliance

  • Mit dg mail sind Sie aus IT-Sicht für gesetzliche Vorgaben und unternehmensinterne Compliance-Richtlinien gerüstet.
  • Optimieren Sie Ihr Information LifeCycle Management (ILF) und steuern Sie zentral Aufbewahrungspflichten sowie -zeiten.
  • Reproduzieren Sie im Fall der Fälle schnell und einfach alle relevanten E-Mails und Anhänge zu einem Sachverhalt.

Business

  • Mit dg mail reduzieren Sie deutlich Ihre Investitionen in Storage und Hardware und senken gleichzeitig Ihren Aufwand in Administration und Helpdesk.
  • Durch die zentrale E-Mail-Archivierung und Organisation der Postfächer entlasten Sie direkt sowohl Nutzer als auch IT.
  • Keine Umstellung für die Anwender, dg mail fügt sich nahtlos in die E-Mail-Umgebung ein und erlaubt eine intuitive Bedienung ohne vorherige Schulung.

Machen Sie den Test

Der kostenlose ROI-Check gibt Antworten auf alle wichtigen Fragen zur E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen. Nach dem Ausfüllen des Formulars erhalten Sie von uns kostenlos:

  • Überblick über die Best Practice für E-Mail-Archivierung und Compliance
  • Konkrete Benennung des Nutzers für Ihr Unternehmen und des möglichen Kostensenkungspotentials
  • Planung für die Optimierung und Zukunftssicherung Ihrer E-Mail-Infrastruktur
  • Sofort umsetzbare Compliance-Strategie und pragmatische Vorlage für Ihre individuelle E-Mail-Policy
  • Konkrete Entscheidungsgrundlage mit Budgetvorschlag inklusive ROI-Betrachtung und Blueprint für Umsetzung

Im Rahmen des kostenlosen ROI-Check zeigen wir Ihnen mögliche Einsparpotentiale auf Basis Ihrer Umgebung und Ihrer Informationen. Nutzen Sie dafür unser Formular „E-Mail Archivierung ROI-Check“.

Lizenzierung

dg mail wird auf Basis der Anzahl der zu archivierenden Mailboxen berechnet.

Kontakt

Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Fragen zur Verfügung oder lassen Ihnen weitere Informationen zukommen. Nutzen Sie dafür bitte eines unserer Kontaktformulare oder unsere allgemeinen Kontaktinformationen: Cristie Data GmbH, Nordring 53-55, 63843 Niedernberg, Telefon: +49 6028 97950, Fax: +49 6028 9795799, E-Mail: info@cristie.de.